¿Puedo usar Google Forms con datos de clientes?
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Ninguna herramienta es legal o ilegal por sí misma: lo que importa es cómo la usas y en qué condiciones. Cuando recoges datos de clientes, la herramienta pasa a tratar esos datos por cuenta tuya, y eso tiene requisitos que conviene revisar antes de publicar el formulario.
Lo que hay que revisar en cualquier herramienta
- Contrato de encargo del tratamiento: el proveedor trata los datos por tu cuenta y tiene que existir un contrato que lo regule.
- Dónde se guardan los datos: si salen del Espacio Económico Europeo, tiene que haber garantías para esa transferencia, y debes poder explicarlo en tu política.
- Información a quien responde: el resumen de protección de datos junto a la casilla y el enlace a tu política.
- Plazo de conservación: cuánto tiempo guardarás las respuestas y cómo las borrarás.
- Seguridad y acceso: quién de tu equipo puede ver las respuestas.
En el caso de Google Forms
Con una cuenta de empresa de Google Workspace puedes aceptar las condiciones de tratamiento de datos de Google y, en algunas ediciones, elegir la región de los datos. Con una cuenta personal de Gmail las condiciones son las de un usuario particular, así que es más difícil justificar el uso para los datos de tu negocio.
En ambos casos, la información por capas y el borrado de respuestas los tienes que montar tú: Google Forms no trae un campo para la información básica ni borra respuestas por plazo.
Lo que hace Peachform
- El encargo del tratamiento forma parte de las condiciones del servicio, con la lista de subencargados publicada.
- La base de datos y los archivos están en la UE, en todos los planes.
- La pregunta de aceptación incluye la información básica con textos modelo.
- Cada formulario borra sus respuestas al cumplir el plazo que elijas.
Plantillas para empezar
Preguntas frecuentes
- ¿Y si solo hago encuestas anónimas?
- Si el formulario no recoge datos que identifiquen a nadie, la normativa de protección de datos apenas se aplica. Revisa que de verdad sea anónimo: un email o un teléfono ya identifican.
- ¿Quién es el responsable si hay un problema?
- Tú eres el responsable del tratamiento: decides qué datos pides y para qué. La herramienta es tu encargada y responde de lo que le toca según el contrato.
- ¿Esto es asesoramiento legal?
- No. Es una guía práctica; si tienes dudas sobre tu caso, consulta a un profesional.
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