Cuánto tiempo guardar los datos de un cliente

Plazos orientativos habituales en España

• Libros, facturas y documentación contable: 6 años (Código de Comercio, artículo 30).
• Documentación con efectos fiscales: al menos mientras Hacienda pueda revisarla, en general 4 años (Ley General Tributaria, artículo 66).
• Documentación laboral y de Seguridad Social: 4 años (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, artículo 21).
• Prevención del blanqueo de capitales, para los profesionales obligados: 10 años (Ley 10/2010, artículo 25).
• Candidaturas de empleo: hasta que termina el proceso de selección, salvo que la persona acepte que la tengas en cuenta para otros.
• Consultas y formularios de contacto: lo que tardes en responder y hacer el seguimiento.

Son plazos orientativos. Dependen de tu actividad y pueden cambiar, así que confírmalos con tu asesor para tu caso.

Un formulario no es tu archivo

Los plazos largos, como los de las facturas, se aplican a la documentación que guardas en tu programa de gestión o en tu archivo, no a la respuesta del formulario con la que la persona te pidió algo. Lo razonable es pasar los datos que necesitas a su sitio y que el formulario borre la respuesta en un plazo corto.

Cómo automatizarlo

• Elige un plazo de conservación en cada formulario según su finalidad: por ejemplo, 3 meses para consultas y 6 meses para candidaturas.
• Peachform revisa los plazos cada día y borra las respuestas vencidas y sus archivos.
• Antes de que se borren, exporta a CSV o guarda en PDF lo que debas conservar.

Plantillas para empezar

• 💼Candidatura de empleoPara pymes que contratan: datos de quien se presenta, puesto, currículum y disponibilidad.
• 📚Consulta inicial para despachosPara abogados y despachos: área del asunto, plazos y un resumen antes de la primera reunión.
• 📦Alta de cliente para asesoríasPara asesorías y gestorías: datos fiscales, servicios que necesita y documentación inicial.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si guardo los datos más tiempo?

Guardar datos que ya no necesitas incumple el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD y aumenta el daño si hay una brecha de seguridad.

¿Tengo que decir el plazo en el formulario?

El plazo, o los criterios para fijarlo, forma parte de la información completa de tu política de privacidad.

¿Se pueden recuperar las respuestas borradas?

No: el borrado por plazo es definitivo. Exporta antes lo que quieras conservar.