Qué texto de protección de datos poner en un formulario web

La primera capa: lo que va en el formulario

• Responsable: quién trata los datos. Tu nombre o razón social y, mejor, tu NIF.
• Finalidad: para qué los usarás, en una frase concreta. «Responder a tu consulta» es mejor que «gestionar tus datos».
• Legitimación: la base legal. En un formulario suele ser tu consentimiento o la ejecución de un contrato que la persona solicita.
• Destinatarios: si los datos se comunicarán a alguien. Si no, «No se cederán datos a terceros, salvo obligación legal».
• Derechos: que puede acceder, rectificar y suprimir sus datos, entre otros, y cómo hacerlo.
• Información adicional: un enlace a tu política de privacidad completa.

Un ejemplo para adaptar

Responsable: Asesoría Ejemplo, S. L. (B00000000). Finalidad: darte de alta como cliente y prestarte los servicios que contrates. Legitimación: la ejecución del contrato de servicios. Destinatarios: no se cederán datos a terceros, salvo obligación legal. Derechos: puedes acceder, rectificar y suprimir tus datos, y ejercer los demás derechos que se explican en la información adicional. Información adicional: en nuestra política de privacidad.

Cambia cada parte por la tuya. Copiar el texto de otra web sin adaptarlo es el error más común: la finalidad y el responsable tienen que ser los de tu formulario.

La casilla de aceptación

• Nunca marcada de antemano: el consentimiento tiene que ser una acción clara de quien responde.
• Si además quieres enviar publicidad, pide ese permiso en una casilla aparte y opcional.
• Si el formulario es para menores de 14 años, en España quien consiente es su padre, su madre o su tutor.

Y después de enviarlo

Informar es solo una parte. Pide únicamente los datos que vayas a usar y fija cuánto tiempo los guardarás. En Peachform cada formulario tiene un plazo de conservación y borra solo las respuestas cuando se cumple.

Plantillas para empezar

• 📦Alta de cliente para asesoríasPara asesorías y gestorías: datos fiscales, servicios que necesita y documentación inicial.
• 👋Formulario de contactoRecibe consultas de clientes con nombre, email, motivo y mensaje.
• 💼Candidatura de empleoPara pymes que contratan: datos de quien se presenta, puesto, currículum y disponibilidad.

Preguntas frecuentes

¿Basta con enlazar la política de privacidad?

Lo recomendable es mostrar un resumen en el propio formulario, junto a la casilla, y enlazar la política para el resto. Un enlace suelto obliga a buscar la información básica.

¿Puedo usar el mismo texto en todos mis formularios?

Solo si la finalidad es la misma. Un formulario de contacto y una candidatura de empleo tratan los datos para fines distintos, y cada uno debe decir el suyo.

¿Esto sustituye a un asesor?

No. Es una guía práctica; si tratas datos sensibles o tienes dudas sobre la base legal, consulta a un profesional.